Conservation des données candidats
Vivier permanent NORMAXIS — cadre RGPD

Pourquoi NORMAXIS conserve les candidatures

Toutes les annonces publiées sur /carrieres sont permanentes. Elles servent à animer en continu un vivier de candidatures qualifiées que nous étudions au regard des postes qui se libèrent dans les semaines ou les mois à venir (départs, évolutions internes, croissance).

Cette logique de vivier est ce qui permet à NORMAXIS de répondre rapidement à un besoin sans dégrader la qualité du recrutement par précipitation. Mais elle implique de conserver vos données plus longtemps qu'un recrutement immédiat — d'où le cadre RGPD strict que nous appliquons.

Ce qui est conservé

• Identité : prénom, nom, adresse email, numéro de téléphone (si renseigné), URL LinkedIn (si renseignée)
• CV : fichier PDF que vous avez téléversé
• Lettre de motivation : texte saisi en ligne (si renseigné)
• Réponses aux questions du formulaire : vos réponses aux questions ciblées sur le poste
• Métadonnées de traçabilité : adresse IP de soumission, user-agent du navigateur, date du consentement RGPD

Durée de conservation

2 ans maximum à compter de votre dernière interaction avec NORMAXIS (soumission de candidature OU dernière communication écrite OU renouvellement de votre consentement). Cette durée correspond à la recommandation officielle de la CNIL en matière de gestion d'un vivier de candidats.

Re-consentement automatique à 2 ans

Trente jours avant le terme des 2 ans, vous recevez un email automatique à l'adresse renseignée lors de votre candidature, vous proposant :

• Soit de confirmer la prolongation de votre dépôt pour 2 années supplémentaires (un simple clic sur un lien sécurisé)
• Soit de ne rien faire, auquel cas vos données seront automatiquement anonymisées 30 jours après l'envoi de cet email

L'anonymisation consiste à effacer définitivement votre identité, vos coordonnées, votre CV et toute donnée à caractère personnel. Seules sont conservées des informations statistiques agrégées (date de candidature, poste visé, suite donnée) qui ne permettent plus de remonter à votre personne.

Qui a accès à vos données chez NORMAXIS

Vos données ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées :

• La Présidence du groupe NORMAXIS
• Le ou les chef(s) de projet directement concerné(s) par le poste auquel vous avez candidaté
• Le ou la gestionnaire administratif et financier en charge des dossiers RH (dans le cadre des formalités d'embauche)

Les accès sont tracés. Aucun transfert n'est effectué vers des tiers (organismes de recrutement, plateformes de matching, etc.) sans votre accord explicite.

Vos droits RGPD

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679), vous disposez à tout moment des droits suivants :

• Droit d'accès — connaître les données détenues et obtenir une copie
• Droit de rectification — corriger une donnée inexacte
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) — demander la suppression immédiate
• Droit à la limitation du traitement — figer le traitement de vos données
• Droit à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition — refuser certains usages

Exercer vos droits

Pour exercer l'un de ces droits, envoyez un email à rgpd@normaxis.group. Pour faciliter le traitement, mentionnez la référence ULID de votre candidature (visible sur la page de confirmation que vous avez reçue lors du dépôt) ou à défaut votre email + le poste auquel vous avez candidaté.

Nous répondons sous 30 jours maximum. En cas de désaccord, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Sécurité technique

• Les CV sont stockés sur un système de fichiers privé non accessible publiquement
• L'accès admin nécessite une authentification forte (compte interne + rôle président/business)
• Les communications sont chiffrées en transit (HTTPS/TLS 1.2+)
• Les sauvegardes sont chiffrées au repos
• Aucune donnée n'est partagée avec un service tiers de tracking ou d'analyse comportementale

Responsable de traitement

NORMAXIS — Espace Wagner Bâtiment A2, 10 rue du Lieutenant Parayre, 13290 Aix-en-Provence. Pour toute question, écrivez à rgpd@normaxis.group.